En la prepandemia, cuando se hablaba de equipos ágiles, lo que venía a la mente de los interlocutores era la imagen de un grupo de profesionales reunidos en una sala, con un panel lleno de pequeños papelitos de colores. Definitivamente, la presencialidad era una condición sine qua non porque los participantes no trabajan aislados sino que, por el contrario, realizaban brainstorming, intercambiaban información y despejaban dudas cara a cara.
Pero esa imagen no refleja totalmente lo que sucede en la realidad, porque el trabajo basado en metodologías ágiles totalmente remoto no solo es una práctica habitual sino que está comprobado que entrega resultados igual de eficientes y productivos cuando se implementa de la mano de personas experimentadas y comprometidas.
No en vano, en la esencia misma de la agilidad está la capacidad del equipo para adaptarse a los cambios, y esto es lo que sucedió a partir del inicio de la pandemia causada por el COVID-19.
Por supuesto que el traspaso desde el business agility presencial al remoto fue mucho más sencillo para las firmas que estaban más maduras y cuya cultura organizacional coincide con los principios de agile. Pero más allá del cimbronazo presentado por la pandemia, los cierto es que la agilidad remota no es inédita. De hecho, en 2016 la consultora Gartner presentó una encuesta en la que se evidenció que el 60% de las organizaciones que había implementado agile a escala también usaba equipos remotos.
Tres años más tarde, en 2019, otro estudio reveló que el 78% de los sondeados desarrollaba prácticas ágiles con integrantes de equipos no presenciales. Por supuesto que, en este sentido, la pandemia de coronavirus forzó a que todos pasen de la presencialidad a la virtualidad y si, bien este cambio pudo haber generado algún “cortocircuito” durante los primeros tiempos, hoy, con más de un año de experiencia, los equipos ágiles trabajan con total naturalidad y eficiencia.
Secretos para el éxito
Por nuestra experiencia en Accion Point trabajando con equipos ágiles 100% remotos, podemos comentar algunas pautas que nos han resultado vitales para el éxito del trabajo, por ejemplo, priorizar la transparencia de la comunicación tanto al interior de los equipos como con los clientes. De esta manera, eliminamos cualquier posible error de interpretación o comprensión que pueda darse en un entorno virtual comparado con una reunión presencial. Para lograr esto, además de evitar que en la videollamada la conversación se desvíe hacia ejes insospechados, también apelamos a que todos cuenten con su webcam encendida.
Otra recomendación es implementar un sistema de reuniones diarias entre los líderes y los distintos grupos para despejar dudas específicas, y profundizar el desarrollo de sesiones de ceremonias, planificación y talleres apelando al uso de herramientas digitales de colaboración. Este hábito, tal como consigna también la consultora McKinsey, genera sincronización dentro de los equipos y allana el camino hacia la auto-organización, al tiempo que ayuda a seguir alimentando el espíritu de equipo.
En esta línea, es importante considerar que en el contexto de virtualidad es necesario realizar acciones para mantener la camaradería, el sentido de comunidad y la confianza entre los miembros del equipo.
Herramientas y operatoria
Respecto a las soluciones digitales que conviene implementar, lo ideal es evitar el envío de correos electrónicos para adoptar otras herramientas más sincrónicas como Slack, Zoom, Meet, Trello, Jira o ClickUP, que han sido creadas para impulsar el trabajo colaborativo.
Para dar rienda suelta a la creatividad, la conversación y la innovación también se puede apelar a pizarras virtuales y chats, así como un repositorio compartido, de modo que todos tengan acceso en todo momento a la última versión de los documentos generados.
Los líderes tienen en este contexto un rol central, ya que deben ser más proactivos que antes, deben saber escuchar y mantenerse cerca tanto de los equipos, como de los clientes y de otras partes interesadas. También deben ser capaces de contener a los colaboradores que no están pasando un buen momento. De la misma manera, es importante que sepan autogestionar su ansiedad para no abrumar a su gente con mensajes, respetando, por supuesto, los horarios no laborales.
Si bien la pandemia nos desafía, lo cierto es que, cuando los equipos de trabajo están debidamente preparados, tienen los recursos suficientes como para asegurar un rendimiento adecuado y sumar mucho valor en las organizaciones.
